Gemini for Google Workspace를 활용한 효과적인 프롬프트 작성 가이드 요약

지난 4월 구글에서 Gemini for Workspace를 효과적으로 사용하는 방법에 대해 가이드를 발표 하였습니다.

프롬프트 작성에 대한 핵심요소를 4가지로 정리 하여 소개 하였으며, 특히 작성 팁에 대해서는 각 각 분야별 사용 예시 등이 잘 정리가 되었네요

Gemini에 대한 프롬프트 작성 팁이지만, Chat GPT나 MS Copilot 등 다른 AI에서도 적용 할 수 있을 듯 합니다.

자세한 내용과 최신 업데이트는 https://workspace.google.com/blog 에서도 확인 하실 수 있으며, 문서의 전체 PDF 는 링크 를 통해 다운 받으실 수 있습니다. (Google Drive)

요약본

프롬프트 작성의 네 가지 핵심 요소

프롬프트를 작성할 때 고려해야 할 네 가지 주요 요소는 다음과 같습니다.

1. 페르소나 (Persona): AI가 수행할 역할을 설정합니다.

• 예시: "당신은 고객 서비스 대표입니다." 또는 "당신은 마케팅 전문가입니다."
• 목적: AI가 특정 역할을 맡도록 하여 그 역할에 맞는 출력을 생성하도록 돕습니다.
• 팁: 역할을 구체적으로 설정하면 AI가 더 적합한 응답을 제공합니다. 예를 들어, "경험 많은 인사 관리자"와 같은 구체적인 페르소나를 설정합니다.

2. 작업 (Task): AI가 수행할 작업을 명확히 지시합니다.

• 예시: "고객 불만에 대한 답장을 작성해 주세요." 또는 "마케팅 캠페인 아이디어를 브레인스토밍 해주세요."
• 목적: AI가 해야 할 일을 명확히 하여 적절한 출력을 생성하도록 돕습니다.
• 팁: 작업을 구체적으로 지시하면 AI가 더 정확하게 작업을 수행합니다. 예를 들어, "다섯 가지 블로그 포스트 주제를 제안해 주세요."

3. 맥락 (Context): 필요한 배경 정보를 제공합니다.

• 예시: "고객이 손상된 제품을 받았습니다." 또는 "최근 마케팅 캠페인의 성과를 요약해 주세요."
• 목적: AI가 상황을 이해하고 더 관련성 있는 출력을 생성하도록 돕습니다.
• 팁: 필요한 정보를 충분히 제공하여 AI가 더 정확한 출력을 생성하도록 합니다. 예를 들어, "고객이 손상된 제품을 받았고 사진을 제공했습니다."

4. 형식 (Format): 출력의 형식을 지정합니다.

• 예시: "간단한 포인트로 요약해 주세요." 또는 "이메일 형식으로 작성해 주세요."
• 목적: AI가 출력의 형태를 알도록 하여 더 적절한 형식을 생성하도록 돕습니다.
• 팁: 출력 형식을 명확히 지정하면 AI가 더 적절한 결과를 제공합니다. 예를 들어, "세 문단으로 구성된 이메일을 작성해 주세요."

프롬프트 작성 팁

1. 자연스러운 언어 사용: 다른 사람과 대화하듯이 작성합니다.

• 설명: 프롬프트를 작성할 때는 명령어보다는 대화체로 작성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 AI가 더 자연스럽고 이해하기 쉬운 출력을 생성할 수 있습니다.
• 예시: "오늘 회의록을 요약해 줄 수 있나요?" 대신 "오늘 회의에서 논의된 내용을 요약해 주세요."

2. 구체적이고 반복적인 요청: AI에게 필요한 작업을 명확히 지시하고 충분한 맥락을 제공합니다.

• 설명: 요청이 구체적일수록 AI가 더 정확하게 작업을 수행할 수 있습니다. 또한, 반복적인 요청을 통해 원하는 결과에 도달할 수 있습니다.
• 예시: "보고서를 작성해 주세요." 대신 "지난 분기 판매 데이터를 기반으로 보고서를 작성해 주세요."

3. 간결하고 명확하게: 짧고 명확한 언어를 사용합니다.

• 설명: 복잡한 문장보다는 간결하고 명확한 문장을 사용하여 AI가 요청을 쉽게 이해하도록 합니다.
• 예시: "지난 회의에서 논의된 주요 사항을 요약해 주세요." 대신 "지난 회의 주요 사항 요약 부탁드립니다."

4. 대화 형식으로: 결과가 기대에 미치지 못할 때는 후속 프롬프트를 사용하여 세부 사항을 조정합니다.

• 설명: AI가 생성한 결과가 만족스럽지 않다면, 후속 프롬프트를 사용하여 세부 사항을 조정하고 원하는 결과에 도달할 때까지 반복합니다.
• 예시: "더 친근한 어조로 다시 작성해 주세요." 또는 "이 부분을 좀 더 자세히 설명해 주세요."

고객 서비스에서의 프롬프트 활용

고객 서비스 역할에서 프롬프트를 활용하는 다양한 방법을 살펴보겠습니다.

1. 표준화된 커뮤니케이션 프레임워크 작성

• 프롬프트 예시: "세 가지 유형의 고객 커뮤니케이션 템플릿을 작성해 주세요. 사과 이메일, 주문 확인 메시지, 충성 고객에게 감사의 메모로 구성해 주세요."
• 설명: 표준화된 템플릿을 작성하면 고객 서비스 팀이 일관된 커뮤니케이션을 유지할 수 있습니다.

2. 고객 문의에 대한 응답 작성

• 프롬프트 예시: "고객이 손상된 제품을 수령했을 때의 상황을 다루는 공감 가득한 이메일 응답을 작성해 주세요."
• 설명: 고객의 불만을 공감하고 적절하게 대응하는 이메일을 작성하여 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

3. 자체 서비스 활성화

• 프롬프트 예시: "반품 정책을 명확하고 간결하게 요약하고, 고객이 따라야 할 5단계를 제시해 주세요."
• 설명: 명확한 자체 서비스 지침을 제공하여 고객이 문제를 스스로 해결할 수 있도록 돕습니다.

경영진 및 창업자를 위한 프롬프트 활용

경영진과 창업자는 전략적 결정을 내리고 조직의 방향을 설정하는 데 집중해야 합니다.

1. 이사회 회의 이메일 초안 작성

• 프롬프트 예시: "다음 이사회 회의에 참석할 예정입니다. 안건에 15분 동안 급한 주제를 추가할 수 있는지 확인해 주세요."
• 설명: 이사회 회의 전에 필요한 사항을 명확히 전달하여 효율적인 회의를 준비할 수 있습니다.

2. 직원 타운홀 미팅 준비

• 프롬프트 예시: "어려운 분기 후 직원들을 격려하는 두 개의 고무적인 단락을 작성해 주세요. 어려움을 인정하고 다가오는 분기의 긍정적인 점을 강조해 주세요."
• 설명: 직원들의 사기를 높이고 긍정적인 분위기를 조성하는 메시지를 전달할 수 있습니다.

인사 관리에서의 프롬프트 활용

인사팀은 조직의 문화 형성, 인재 발굴 및 육성, 긍정적인 직원 경험을 보장하는 역할을 합니다.

1. 신입 직원 온보딩 스케줄 작성

• 프롬프트 예시: "새로운 직원의 첫 주 일정을 표로 작성해 주세요. 주요 미팅, 교육 세션, 소개가 포함되도록 해주세요."
• 설명: 신입 직원이 첫 주에 참여해야 할 활동을 명확히 정리하여 온보딩 과정을 체계적으로 관리할 수 있습니다.

2. 직원 만족도 조사 작성

• 프롬프트 예시: "업무량, 워크 라이프 밸런스, 보상, 경력 성장 기회를 다루는 익명 직원 만족도 조사를 작성해 주세요."
• 설명: 직원들의 만족도를 측정하고 개선할 수 있는 익명 설문조사를 통해 조직 문화를 향상시킬 수 있습니다.

마케팅에서의 프롬프트 활용

마케팅 전문가들은 데이터 기반 인사이트와 매력적인 메시지를 통해 캠페인을 기획하고 실행합니다.

1. 콘텐츠 아이디어 브레인스토밍

• 프롬프트 예시: "여행과 관광 산업에 열정적인 사람들을 위한 블로그 포스트 주제를 제안해 주세요. 각 주제는 독특하고 현재의 트렌드와 관련이 있어야 합니다."
• 설명: 독창적이고 관련성 있는 콘텐츠 주제를 브레인스토밍하여 마케팅 캠페인의 성공 가능성을 높일 수 있습니다.

2. 소셜 미디어 포스트 작성

• 프롬프트 예시: "제품/서비스/주제에 대해 세 가지 소셜 미디어 포스트를 작성해 주세요. 각 포스트는 두 문장으로 구성하고 웹사이트 방문을 유도하는 콜 투 액션을 포함해 주세요."
• 설명: 소셜 미디어에서의 참여를 유도하고 브랜드 인지도를 높이는 포스트를 작성할 수 있습니다.

프로젝트 관리에서의 프롬프트 활용

프로젝트 관리자는 타임라인을 관리하고 팀을 조율하여 프로젝트가 의도한 결과를 전달하도록 합니다.

1. 프로젝트 상태 보고서 작성

• 프롬프트 예시: "최근 통화의 회의록을 요약하고, 주요 결정 사항과 작업 항목, 각 항목의 담당자를 간략히 정리해 주세요."
• 설명: 프로젝트 진행 상황을 명확히 보고하여 팀과 이해 관계자가 항상 최신 정보를 얻을 수 있도록 합니다.

2. 이슈 트래커 생성

• 프롬프트 예시: "프로젝트 이슈를 추적할 수 있는 스프레드시트를 생성해 주세요. 설명, 상태, 담당자, 해결 조치 항목이 포함되도록 해주세요."
• 설명: 프로젝트 중 발생하는 문제를 체계적으로 관리하고 해결할 수 있도록 도와줍니다.

영업에서의 프롬프트 활용

영업 담당자는 고객과의 관계를 유지하고 맞춤형 솔루션을 제공하여 성공을 이끌어야 합니다.

1. 신규 고객 환영 이메일 작성

• 프롬프트 예시: "새로운 직책에 임명된 고객에게 축하 이메일을 작성해 주세요. 다음 주 점심 초대를 제안하고 월요일 또는 화요일 중 선호하는 날을 확인해 주세요."
• 설명: 새로운 고객과의 첫 만남을 성공적으로 시작하고 관계를 구축할 수 있습니다.

2. 고객 연구 및 분석

• 프롬프트 예시: "새로운 고객의 마케팅 전략에 대해 조사하고 주요 인사이트와 중요한 발표 내용을 요약해 주세요."
• 설명: 고객의 배경과 전략을 이해하여 맞춤형 솔루션을 제공할 수 있습니다.

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